Maîtrisez AutoPilote,
étape par étape

Ce guide vous accompagne dans la configuration initiale complète de votre auto-école. À la fin, vous aurez un compte opérationnel, des moniteurs configurés et votre premier élève inscrit.

Ce dont vous avez besoin

• Un navigateur web récent (Chrome, Firefox, Safari ou Edge)
• Une adresse email professionnelle valide
• Les informations de votre auto-école (SIRET, adresse, numéro d'agrément)
• Les coordonnées de vos moniteurs

Les 6 étapes de configuration

1. Créer votre compte et choisir votre plan

   Rendez-vous sur la page d'inscription, choisissez votre plan (le plan Gratuit est parfait pour démarrer jusqu'à 10 élèves) et renseignez vos coordonnées. Votre compte est activé immédiatement après le paiement.
2. Compléter le profil de votre auto-école

   Dans Paramètres → Mon auto-école, ajoutez votre logo, adresse complète, numéro d'agrément préfectoral, SIRET et coordonnées. Ces informations apparaîtront sur vos documents.
3. Ajouter vos moniteurs

   Allez dans Moniteurs → Nouveau moniteur. Créez une fiche pour chaque enseignant avec ses coordonnées, ses spécialités (permis B, A, moto…) et sa photo. Un email de bienvenue leur sera automatiquement envoyé avec leurs accès.
4. Enregistrer vos véhicules

   Dans Véhicules → Nouveau véhicule, ajoutez chaque véhicule avec son immatriculation, sa marque, son modèle et le type de permis associé. Vous pouvez aussi renseigner les dates d'entretien pour le suivi maintenance.
5. Créer vos forfaits de formation

   Dans Forfaits → Nouveau forfait, définissez vos offres commerciales : nom du forfait, nombre d'heures incluses, prix, type de permis. Ces forfaits seront proposés à vos élèves lors de leur inscription.
6. Inscrire votre premier élève

   Accédez à Élèves → Nouvel élève et saisissez ses informations. Assignez-lui un forfait et un moniteur référent. Il recevra ses identifiants par email pour accéder à son espace personnel.

Vérifier que tout fonctionne

Une fois la configuration terminée, testez le parcours complet : planifiez une leçon fictive, vérifiez qu'elle apparaît dans le planning du moniteur et dans l'espace élève. Supprimez-la ensuite si c'était un test.

Le planning est le cœur d'AutoPilote. Il centralise toutes les leçons, évite les conflits de planning et permet à chaque membre de l'équipe de voir son agenda en temps réel.

Les 3 vues disponibles

• Vue Jour — Idéale pour gérer la journée heure par heure. Parfaite pour le secrétariat en temps réel.
• Vue Semaine — Vision globale sur 7 jours. Recommandée pour identifier les créneaux libres et répartir les charges.
• Vue Mois — Calendrier mensuel pour anticiper les périodes chargées (examens, vacances scolaires).

Planifier une leçon en 5 étapes

1. Cliquer sur le créneau souhaité

   Dans le planning, cliquez directement sur la date et l'heure de la leçon. Une fenêtre de création s'ouvre.
2. Sélectionner l'élève

   Recherchez l'élève par nom dans la liste. Seuls les élèves actifs et disposant d'un forfait avec des heures restantes apparaissent.
3. Affecter un moniteur disponible

   Choisissez un moniteur dans la liste. Les moniteurs déjà occupés sur ce créneau sont grisés automatiquement.
4. Choisir le véhicule

   Sélectionnez un véhicule non réservé sur ce créneau. Le type de permis est filtré automatiquement selon l'élève.
5. Confirmer et sauvegarder

   Cliquez sur Créer. La leçon apparaît immédiatement dans le planning et une notification est envoyée à l'élève et au moniteur.

Gérer les statuts de leçon

Chaque leçon peut avoir l'un des statuts suivants. Pour modifier un statut, cliquez sur la leçon dans le planning :

• Planifiée — Leçon créée, pas encore confirmée
• Confirmée — Élève et moniteur ont confirmé
• Terminée — Leçon effectuée, heures décomptées du forfait
• Annulée — Annulation standard, créneau libéré
• Absence élève — Élève absent sans prévenir, leçon facturée selon vos conditions

AutoPilote centralise tous les paiements : en ligne via Stripe et manuels (espèces, chèque, virement). Vous avez une vision claire et en temps réel de votre trésorerie.

Activer les paiements Stripe en ligne

1. Connecter votre compte Stripe

   Dans Paramètres → Paiements, cliquez sur "Connecter Stripe". Vous serez redirigé vers Stripe pour créer ou lier votre compte en quelques minutes.
2. Vérifier vos forfaits

   Assurez-vous que vos forfaits ont un prix défini. Seuls les forfaits avec un prix > 0€ seront proposés au paiement en ligne dans l'espace élève.
3. Effectuer un premier paiement

   Réalisez un premier paiement pour vérifier que le tunnel de paiement Stripe fonctionne correctement. Vous recevrez un email de confirmation une fois le paiement validé.

Enregistrer un paiement manuel

Pour les paiements en espèces, chèque ou virement bancaire :

• Allez dans Paiements → Nouveau paiement
• Sélectionnez l'élève concerné
• Choisissez le type : forfait, heure supplémentaire, frais d'inscription, examen
• Renseignez le montant, la méthode et la date
• Le paiement est enregistré et visible dans l'historique de l'élève

Suivre les impayés

Dans la section Paiements, filtrez par statut En attente pour identifier les paiements non encaissés. Vous pouvez alors contacter directement l'élève ou générer un rappel.

Les clés API permettent de connecter AutoPilote à vos outils tiers — CRM, logiciel de comptabilité, scripts d'automatisation — sans passer par l'interface.

Générer votre première clé API

1. Accéder à la gestion des clés

   Dans le menu latéral de l'application, cliquez sur Clés API. Cette section est accessible aux rôles Admin auto-école uniquement.
2. Créer une nouvelle clé

   Cliquez sur Nouvelle clé API et donnez-lui un nom descriptif : "Zapier", "Mon CRM", "Export compta", etc. Ce nom vous aide à identifier l'usage de chaque clé.
3. Copier et sauvegarder la clé

   La clé complète est affichée une seule fois. Copiez-la et stockez-la dans votre gestionnaire de mots de passe ou coffre-fort sécurisé. Vous ne pourrez plus la voir ensuite.
4. Configurer le rate limiting

   Définissez le nombre de requêtes par minute autorisées pour cette clé (entre 10 et 300). Le défaut de 60 req/min convient à la plupart des usages.

Authentifier vos requêtes

Ajoutez votre clé dans le header X-API-Key de chaque requête :

Bonnes pratiques de sécurité

• Ne partagez jamais une clé API publiquement (GitHub, Slack…)
• Créez une clé distincte par application ou service tiers
• Désactivez immédiatement une clé compromise depuis l'interface
• Utilisez le rate limiting adapté à chaque usage pour limiter l'impact en cas de fuite
• Revoyez régulièrement la liste de vos clés et supprimez celles inutilisées